Politica di protezione dei dati personali
Il Regolamento UE 2016/679 art. 24 comma 1, prescrive che il Titolare del trattamento debba effettuare una valutazione dei rischi per determinare le misure adeguate di sicurezza necessarie a tutelare i dati trattati nell’ambito delle attività aziendali.
L’art.32 del GDPR stabilisce a titolo esemplificativo alcune misure di sicurezza che potrebbero essere adottate a protezione dei trattamenti.
Poiché il trattamento dei dati viene eseguito anche con il software gestionale fornito da INFOTEAM SRL, abbiamo realizzato la presente scheda tecnica per aiutare i clienti a valutare in modo corretto i trattamenti effettuati e le misure di sicurezza implementabili attraverso questa applicazione.
La presente scheda può costituire un utile ausilio agli utenti del prodotto per impostare le politiche di protezione dei dati ai sensi del GDPR con avvertimento che l’utilizzatore del software rivestendo il ruolo di titolare del trattamento di tutti i dati personali che raccoglie ed inserisce nell’applicativo resta tenuto, autonomamente ed indipendentemente dal presente documento (contenente mere indicazioni di massima), ad adeguarsi alla normativa anzidetta predisponendo tutte le misure tecniche ed organizzative necessarie.
Finalità del trattamento
- Organizzazione e gestione amministrativa, contabile, fiscale – base giuridica del trattamento: art. 6 par.1 lett. b) c) f) GDPR;
- Promozione dell’azienda – base giuridica del trattamento art. 6 par.1 lett. a) GDPR.
Categorie di dati personali gestibili
In questa applicazione è possibile gestire dati identificativi di clienti e dipendenti: quelli che permettono l'identificazione diretta, come i dati anagrafici come nome e cognome, numero di telefono, le copie digitalizzate dei documenti di identità dei clienti, le copie digitalizzate dei contratti dei propri clienti, ecc.;
Categorie di destinatari del trattamento dei dati personali
I dati personali di cui al precedente paragrafo vengono trattati dal titolare del trattamento dai propri responsabili ed incaricati a seguito di specifiche nomine e lettere di incarico contenenti le relative istruzioni.
Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali è realizzato in conformità dell’art. 5 del GDPR e precisamente in modo lecito, corretto e trasparente e limitatamente allo stretto necessario per la realizzazione delle finalità sopra elencate (secondo il principio di “minimizzazione”) ed in modo esatto (sono adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente eventuali dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati; nel rispetto del principio di “limitazione della conservazione”.
Procedure che conservano o inviano dati personali ad altri soggetti
- Stampa informative per la raccolta del consenso alla privacy.
Dati utilizzati di Clienti: Nome e cognome o ragione sociale, Codice Fiscale, Indirizzo, Numero di telefono, indirizzo e Mail.
Destinatario: gli stessi Clienti e/o società terze dove previsto.
- Stampa fatture, note di consegna, note di credito emesse e ordine cliente.
Dati utilizzati di Clienti: Nome e cognome o ragione sociale, Codice Fiscale, Indirizzo, Numero di telefono, indirizzo e Mail.
Vettori: Nome e cognome o ragione sociale, Nome e cognome o ragione sociale.
Operatore: Nome o denominazione.
Destinatario: Cliente.
- Accesso all’applicazione per dispositivi mobili.
Dati utilizzati di Clienti: Nome e cognome o ragione sociale, Codice Fiscale, Indirizzo, Numero di telefono, indirizzo e Mail.
Destinatario: Cliente.
- Invio di SMS e notifiche push su dispositivi mobili.
Dati utilizzati di Clienti: Nome e cognome o ragione sociale, Numero di telefono cellulare, Identificativo ARN del dispositivo.
Destinatario: Cliente.
- Utilizzo di strumenti di teleassistenza o ticket per segnalazioni tecniche richieste dall'utente.
Dati utilizzati di Clienti: Nome e cognome o ragione sociale, Codice Fiscale, Indirizzo, Numero di telefono, indirizzo e Mail.
Destinatario: Personale tecnico ed amministrativo di società terze.
- Log di sistema e manutenzione.
Dati utilizzati di Clienti: Nome e cognome o ragione sociale, Numero di telefono cellulare, Identificativo ARN del dispositivo e Indirizzo IP.
Destinatario: Personale tecnico ed amministrativo di società terze.
- Statistica e marketing.
Dati utilizzati di Clienti: dati di utilizzo, preferenze dell’utente.
Destinatario: Google Analytics.
Periodo di conservazione
I dati sono conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione sanciti nel GDPR (la durata della conservazione viene indicata dal Titolare del trattamento nelle informative ex art.13 GDPR che sottopone agli interessati) e comunque non oltre i termini stabiliti dalla legge per la conservazione dei documenti.
Procedure che consentono la profilazione del cliente
L’applicazione consente di elaborare, in maniera non automatizzata, le informazioni sulle preferenze di acquisto dei clienti.
Sono elaborabili solo ed esclusivamente i dati dei clienti che hanno preventivamente prestato il consenso a tale finalità.
L’applicazione consente di gestire campagne promozionali e di marketing attraverso l’invio di messaggi SMS o notifiche push.
Funzionalità che possono coadiuvare le misure di sicurezza tecniche ed organizzative
L’applicazione prevede l’accesso mediante due fattori di sicurezza che sono l’autenticazione mediante la coppia di username e password di riconoscimento dell’utente ed il secondo fattore il certificato client SSL di autorizzazione del dispositivo dal quale consentire l’accesso. Il possesso di uno solo di questi due fattori di autenticazione pregiudica l’accesso. Sarà compito dell’amministratore di sistema assicurarsi della corretta conservazione delle credenziali e del corretto utilizzo delle stesse.
Il livello di protezione può essere applicato sia a livello funzionale (maschere di inserimento) che in taluni casi di dato tabellare modificando di fatto il criterio di accesso al dato anche attraverso gli strumenti aggiuntivi opzionali a corredo del prodotto.
Strumenti ulteriori per la manipolazione o la visualizzazione dei dati
L’applicazione è corredata di funzionalità in grado di permettere la stampa, l’esportazione, l’importazione e la modifica di dati in maniera totalmente personalizzabile da parte dell’utente o di chi ha con l’utente un contratto di assistenza o partnership.
In particolare alcune funzionalità sono disponibili anche mediante l’utilizzo di apposite API, le cui credenziali (token) vengono rilasciate al cliente solo sotto espressa richiesta scritta.
Strumenti di tutela degli interessati
Gli interessati (ovvero le persone che conferisco i dati trattati) vengo adeguatamente informati all’atto di raccolta dei dati mediante informativa redatta a norma dell’art.13 GDPR.
INFORMATIVA SUI COOKIE
Ai sensi del Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 229/2014.
L’eventuale utilizzo di Cookie - o di altri strumenti di tracciamento - da parte di questa Applicazione o dei titolari dei servizi terzi utilizzati da questa Applicazione, ove non diversamente precisato, ha la finalità di identificare l’Utente e registrare le relative preferenze per finalità strettamente legate all'erogazione del servizio richiesto dall’Utente.
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INFORMATIVA ESTESA SUI COOKIE
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"Sono utilizzati al fine di registrare dati utili alla normale navigazione e fruizione del sito sul computer dell\'utente (permettendo, ad esempio, di ricordare la dimensione preferita della pagina in un elenco). Tali cookie possono essere poi distinti in ragione della loro persistenza sul computer dell’utente: quelli che si cancellano automaticamente alla fine di ogni navigazione, si chiamano cookie di sessione. Se viceversa hanno una vita più lunga, si parla di cookie permanenti.""
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